DIGIDOK-Lösungen in der Praxis

Die Zufriedenheit unserer Kunden liegt uns besonders am Herzen, weshalb wir für jedes unserer Projekte ein individuelles Konzept entwickeln. Die maßgeschneiderten Lösungen überzeugen unsere Kunden:

„Wir hätten nicht gedacht, so schnell ein stabiles System zur Verfügung zu haben“, erläutert
Heinrich Blome, Accounts Manager bei Delkeskamp, erfreut. „Erst im November fand ein
erstes Treffen statt und bereits im Februar war die Software inklusive der Schnittstellen
zu SAP erfolgreich installiert.“ Die Investition habe sich allenthalben gelohnt, betont
Heinrich Blome. Die Rechnungsprüfung läuft problemlos und reduziert den administrativen
Zeitaufwand um ein Vielfaches. Damit wurde das gesetzte Ziel schnell erreicht und lässt
Raum für weitere Optimierungen der Unternehmensprozesse.

„Schon nach dem ersten Monat haben wir durch den Einsatz der Software (smart.CAPTURE
zur Erfassung von täglich rund 1.000 handschriftlicher Arbeitsscheinen) eine Zeitersparnis
von bis zu 80 Prozent erzielt“, berichtet Norwid Heitzwebel, Leiter Finanzen und Controlling
der Ambau GmbH, einem der führenden Hersteller von Stahltürmen und –fundamenten im
Bereich der Windenergieanlagen.

"Einzig die Lösung der DIGIDOK bot über die eingehende OCR-Zeichenerkennung eine vollautomatische Belegauslesung. Zudem erspart uns die elektronische Archivierung die Sucherei und unseren Mandanten die Papierablage. Die DIGIDOK-Software entlastet uns effizient von täglichen Routinearbeiten, wir können unsere Ergebnisse schneller bei unseren Mandanten abliefern. Außerdem gewährleistet das System eine dauerhafte interne Kostensenkung.“ (Peter Schaefer, Steuerberater und Geschäftsführer der TaxArt GmbH)

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AMBAU GmbH, Stahl- und Anlagenbau 

Die AMBAU GmbH ist ein führender Hersteller von Stahlrohrtürmen zur Fertigungvon Windkraftanlagen im On- und Offshore-Bereich.In der Serviceabrechnung werden monatlich rund 20.000 handschriftlich ausgefüllteArbeitsscheine ausgelesen und positionsgenau verarbeitet.Dabei liegt die Erkennungsquote der Handschriftenerkennung bei über 90%.Die extrahierten Daten werden mit der DIGIDOK-Lösung archiviert und automatischals Stapelbuchungen für Microsoft Dynamics NAV aufbereitet.

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ASS Athletic Sport Sponsoring GmbH 

Die ASS GmbH bietet Fahrzeugleasing und weitere Services exklusiv fürLeistungssportler aller Sportarten sowohl im Amateur- wie im Profibereich an.Die automatisierte Erfassung, Verwaltung und Archivierung aller Leasingverträgeund weiterer begleitende Dokumente des Posteingangs wird mit smart.CAPTUREdurchgeführt.Die DIGIDOK-Produkte sind voll in die vorhandenen Anwendungen integriert. Überdie ASS-Leasingdatenbank werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

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Daldrup & Söhne AG, Bohrtechnik 

Geothermische, Brunnen- und Explorationsbohrungen sowie UmwelttechnischeDienstleistungen sind das Tätigkeitsfeld des börsennotierten Unternehmens ausAscheberg/Westfalen.Mit DIGIDOK.Invoice werden buchungsrelevanten Daten aus gescanntenPapierrechnungen extrahiert und komplette Buchungssätze erzeugt. Diesewerden inklusive eines Links zum digital gespeicherten Beleg an dasFinanzbuchhaltungssystem (DATEV) übergeben und dort verbucht. Dadurch ist eineschnelle und autarke Beleganzeige direkt im Finanzbuchhaltungs-System möglich.Zusätzlich ist über den Webbrowser eine Volltextrecherche im gehosteten Online-Archiv DIGIDOK.OASE möglich.

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Delkeskamp Verpackungswerke GmbH 

Bei Delkeskamp fertigen mehr als 500 Mitarbeiter an mehreren Standorten aus150 Mio. qm Wellpappe jährlich innovative Umverpackungen aller Art. EingehendeRechnungen konventionell zu erfassen ist gerade für ein innovatives Unternehmennicht mehr zeitgemäß und unrentabel.So entschied sich die Firma Delkeskamp in Nortrup für die digitale Invoice-LösungDIGIDOK.Invoice, die im Zusammenspiel mit einem SAP Rechnungsverarbeitungs-Workflow problemlos läuft.Mittels der verwendeten SAP-IDoc-Schnittstelle lassen sich alle aus den gescanntenRechnungen extrahierten Daten direkt an SAP FI und MM übergeben. Im SAP-Rechnungseingangsbuch lässt sich jederzeit der Bearbeitungsstatus der Dokumentefeststellen.

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EVONIK - EBV AG 

Die EVONIK Immobilientochter EBV verwaltet große Altaktenbestände aus demBergbau mit zum Teil historischen Dokumenten in jeder denkbaren Ablageform. Dergesamte Inhalt der historisch gewachsenen Archive in vielen verschiedenen Räumenund Etagen wurde einheitlich und vollständig erfasst und in einem elektronischenSuch- und Verwaltungssystems gespeichert. Gleichzeitig erfolgte die Reorganisationund Neuklassifizierung der Archivbestände unter Beibehaltung der bisherigenArchivierungsformen.Wir haben zu diesem Zweck das Digitale Akten Informations-System DAISYentwickelt. Dieses basiert auf einem strukturierten Lagerortschlüssel als Barcode inVerbindung mit der jeweiligen Ordner- bzw. Aktenbeschriftung und einer optionalenOrdner- und Akteninhalts-Visualisierung.Mit DAISY wurde innerhalb von wenigen Monaten erreicht, dass berechtigteMitarbeiter jetzt bereits an ihrem Arbeitsplatz feststellen können, ob und wo genausich ein bestimmter Ordner unter 100.000 anderen befindet. Ein integriertesBarcodegesteuertes Entleihsystem verwaltet entnommene Akten mit Namen undZeitstempel.

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Die Essener EVV-Holding ist mit mehr als 4.700 Mitarbeitern einer der grösstenkommunalen Versorgungsbetriebe in Deutschland.In der EVV sind zahlreiche Projekte mit der Erfassungslösung smart.CAPTURE imBereich der Essener Entsorgungsbetriebe eBe, der Essener Verkehrs AG EVAG undder Essener Stadtwerke seit 2003 realisiert worden.Die vorhandenen elektronischen Archivsysteme der eBe, EVAG und der EssenerStadtwerke werden laufend von unseren DMS-Spezialisten betreut und beiBetriebssystem- oder Versionswechsel der Archivsoftware auf dem neuesten Standgehalten.

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Steuerberater Grunwald 

Die Betreuung von mittelständischen Steuerberatungsunternehmen ist eine unsererKernkompetenzen.Mit unseren Lösungen werden buchungsrelevante Daten aus gescannten
Papierrechnungen extrahiert und komplette Buchungssätze erzeugt. Diesewerden inklusive eines Links auf den digital gespeicherten Beleg an dasFinanzbuchhaltungssystem (DATEV) übergeben und dort verbucht. Dadurch ist eineschnelle Beleganzeige direkt im Finanzbuchhaltung-System möglich.

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Gesellschaft für Sanitär- und Heizungsfachbedarf mbH & Co.KG 

Die GSH ist eine Verband und Dienstleistungsorganisation für mehr als vierzigSanitär-, Heizungs- und Stahlgrosshändler im deutschsprachigen Raum. Dieangeschlossenen Unternehmen sind an mehr als 200 Standorten in Deutschlandaktiv.Mit unseren Lösungen wird die gesamte Zentralregulierungsorganisation neuorganisiert und vorhandene EDIFACT- und Intranet/Extranet-Konzepte integriertund ausgebaut. Die GSH erhält über 1.000.000 Seiten von Eingangsrechnungen alsPapier- oder EDIFACT-Belege.Mit DIGIDOK.Invoice werden die Papierbelege erfasst, gebucht und mitPositionsdaten an die angeschlossenen Großhandelsunternehmen elektronischübermittelt.Die Software wandelt die Papierrechnungen dabei in EDIFACT-Formate um, die fürdie Rechnungsprüfungen weiterverarbeitet werden können.Im Hochverfügbarkeitsrechenzentrum erfolgt die revisionssichereDokumentenarchivierung nicht nur für GSH, sondern auch für alleEingangsrechnungen der angeschlossenen Gesellschafter.Zum Archivierungsumfang gehören alle anfallenden EDIFACT-Daten, elektronischeSignaturen, Signatur-Verifikationen, digitalisierte Papierdokumente sowie begleitendeDokumente. Alle GSH-Gesellschafter haben Online-Zugriff auf ihre archiviertenDaten.

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Karstadt Warenhaus GmbH 

In der Essener Hauptverwaltung der KARSTADT Warenhaus GmbH werdenDIGIDOK-Produkte in der Debitorenbuchhaltung eingesetzt.Vom Kunden unterschriebene und mit handschriftlichen Markierungen verseheneLieferscheine werden gescannt und automatisch mit smart.CAPTURE ausgelesen.Die extrahierten Belegdaten und die digitalisierten Lieferscheine (ca. 300.000jährlich) werden mit den elektronischen Originalbelegen in SAP digital verknüpft.

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MDM Münzhandelsgesellschaft mbH & Co. KG Deutsche Münze 

Die MDM ist das größte Münzhandelshaus der Welt mit weltweit mehr als 1 MillionKunden.Mit unseren Produkten werden eingehende Papierbestellungen gescannt, digital amBildschirm angezeigt und manuell erfasst. Das System ermöglicht den Betrieb einerbeliebigen Anzahl von Erfassungsarbeitsplätzen unter SAP.

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METRO AG 

Für die Metro AG wurde ein Virtueller Datenraum zur internationalen Kollaborationeingerichtet.Die Dienstleistung umfasst neben der ad-hoc Bereitstellung der Daten imHochverfügbarkeitsrechenzentrum, die Digitalisierung der zumeist in Papierformvorliegenden Dokumente sowie die Userverwaltung mit verschiedenen Sicherheits-und Zugriffsebenen.Insgesamt wurden Zugangsrechte für über 100 User verwaltet.

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MSO GmbH, Buchhaltungsservice 

Die MSO GmbH bietet das Outsourcing kompletter Buchhaltungen und digitalerOnline-Archive für mittelständische Unternehmen.Mit DIGIDOK.ABC werden buchungsrelevante Daten aus gescanntenPapierrechnungen extrahiert und komplette Buchungssätze erzeugt. Diese werdeninkl. eines Links zum digital gespeicherten Beleg an das Finanzbuchhaltungssystem(DATEV) übergeben und dort verbucht. Dadurch ist eine schnelle und autarkeBeleganzeige direkt im Finanzbuchhaltungssystem möglich.Zusätzlich ist über Webbrowser eine Volltextrecherche im gehosteten Online-ArchiveDIGIDOK.OASE für die angeschlossenen Mandanten möglich.

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PKF Deutschland GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 

Die PKF GmbH ist eines der führenden Prüfungs- und Beratungsunternehmen inDeutschland. Mit etwa 600 Mitarbeitern gehört sie zu den zehn größten Unternehmender Branche.Die Digitalisierung, Indexierung und Archivierung von vielen hunderttausend SeitenVerträgen und Kundenaltakten erfolgt über Erfassungssysteme, basierend auf demErkennungssystem smart.CAPTURE.Integriert ist auch der Import in vorhandene Archivierungssysteme.

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H. Rademann GmbH, Druck- und Medienhaus 

Die H. Rademann GmbH ist ein innovativer Multidienstleister im Bereich der Druck-und Medienhäuser.Für Innovation steht auch der Gewinn des Innovationspreises derDeutschen Druckindustrie.Innovation zeigt das Unternehmen auch in der Belegverarbeitung.Mit DIGIDOK.Invoice werden buchungsrelevanten Daten aus gescanntenPapierrechnungen extrahiert und komplette Buchungssätze erzeugt. Diesewerden inklusive Links zu den digital gespeicherten Belegen an das DATEV-Finanzbuchhaltungssystem übergeben und dort verbucht. Dadurch ist eine schnelleund autarke Beleganzeige direkt im Fibu-System möglich. Alle Dokumente werden inDIGIDOK.OASE, einem gehosteten Online-Archiv, revisionssicher und verschlüsseltgespeichert. Über Webbrowser haben berechtigte Mitarbeiter Zugriff und könnenVolltextrecherchen und Indexfeldsuchen durchführen.Auch weitere Belegarten wie Ausgangsrechnungen, E-Mails und alle MS-Office-Dateien können so bequem und sicher langzeitarchiviert werden.

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Hans Turck GmbH & Co. KG, Industrielle Automation 

Die Hans Turck GmbH & Co.KG ist ein international aufgestelltes Unternehmenmit Niederlassungen und Tochtergesellschaften in über 80 Ländern. DasFamilienunternehmen erzielt mit mehr als 2.000 Mitarbeitern 270 Millionen € Umsatz.Mit smart.CAPTURE und den darauf basierenden Lösungen werden einautomatisierter Posteingangs-Workflow und die Rechnungserfassung durchgeführt.Ein vorhandenes Archivsystem wird mit allen relevanten Daten aus den DIGIDOK-Anwendungen versorgt.

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Walbusch Walter Busch GmbH & Co. KG, Textilversandhandel 

Walbusch ist ein Unternehmen mit dynamischer Entwicklung. Bekannt alsVersandhandel für Herrenhemden, expandiert das Unternehmen im Aufbau vonFachhandelsgeschäften, Online-Shops und im klassischen Versandhandel vonDamen- und Herren-Textilien.Mit DIGIDOK.Invoice ist die Eingangsrechnungsverarbeitung derUnternehmensgruppe organisiert. Buchungsrelevante Daten werden aus gescanntenPapierrechnungen extrahiert und komplette Buchungssätze erzeugt. Diesewerden inklusive der Links zu den digital gespeicherten Belege an das WILKEN-Finanzbuchhaltungssystem übergeben und dort verbucht.Dadurch ist eine schnelle und autarke Beleganzeige direkt im WILKEN-Systemmöglich. Der Einsatz unserer Produkte erfolgt für diverse Tochtergesellschaften/Mandanten des Konzerns.

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WKS Druckholding GmbH, Essen 

Die WKS-Druckholding GmbH ist der organisatorische Zusammenschluss von zweiregional führenden Großdruckereien im Rollen-offset-Druck.Die Westend Druckereibetriebe GmbH/Essen und die K&S Kraft und SchlötelsDruckerei GmbH, Wassenberg haben im Zuge des Zusammenschlusses ihreOrganisation mit unseren Produkten neu organisiert und optimiert. Die gesamteVerarbeitung eingehender Papierbelege wird auf eine digitale Workflow-gestützteLösung umgestellt.Zum Einsatz gelangen hierfür unter anderem unsere Software-Modulesmart.CAPTURE und smart.FLOW.Eingehende Rechnungen werden gescannt, automatisch ausgelesen, archiviertund der digitale Beleg samt extrahierter Rechnungsdaten per Workflow denbetreffenden Mitarbeitern zur Genehmigung übersandt. Nach seiner Freigabe wird erim ADDISON-Finanzbuchhaltungssystem verbucht.

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WTG Wirtschaftstreuhand Dr. Grüber GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 

Die WTG ist ein Zusammenschluss von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern undRechtsanwälten. Mit mehr als 50 Mitarbeitern wird das gesamte Leistungsspektrumder Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung professionellabgedeckt.Mit gleicher Professionalität führte die WTG hat im Jahre 2007 die digitalePosteingangslösung mit unserem Erfassungssystem smart.CAPTURE ein.
Dieses leitet die zuvor in der Poststelle gescannten und verschlagworteten(indizierten) Dokumente mit dem extrahierten Volltext in das elektronischeArchivsystem. Es folgt die digitale Verteilung der Tagespost und ihre Bearbeitungdurch die zuständigen Mitarbeiter mit smart.FLOW. Schnittstellen der jeweiligenSoftwarehersteller und die Integrationssoftware aus unserem Haus gewährleistendas reibungslose Zusammenspiel aller beteiligten Systeme.

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TaxArt GmbH

Zur digitalen Belegerfassung vertrauen die Steuerberatungsgesellschaft der TaxArtGmbH auf unsere Software smart.CAPTURE:Zeit ist Geld - die TaxArt hat diese Binsenweisheit gewinnbringend umgesetzt: SeitMitte 2006 erfassen und verarbeiten die Steuerexperten aus Moers die Belege ihrer
Mandanten digital mit smart.CAPTURE. Die Bilanz spricht für sich: TaxArt verarbeitetdie Buchungsbelege computergestützt wesentlich schneller, und die Kosten fürBelegaufbewahrung und -recherchen in der Kanzlei entfallen ganz.In wenigen Minuten entstehen aus den Papierbelegen eines Mandanten digitaleDateien, die in eigenen Mandantenordnern des hausinternen Netzwerkesabgelegt werden. Ein Mausklick übergibt alle Belege zur Verarbeitung an dieErfassungssoftware smart.CAPTURE, welche die automatische Auslesung derIndexdaten initiiert. Alle Daten, Buchungen und Belege können die Steuerberaterund ihre Mandanten anschließend jederzeit bequem über das Internet recherchierenund kontrollieren. Über jeden gängigen Browser kann auf die Belege zugegriffenwerden, was wesentlich bequemer und kostengünstiger als die Aufbewahrung inAktenordnern und Archivregalen ist.