Innovative Komplettlösung zur automatischen Rechnungsverarbeitung

 

 

  • „ready-to-run“ – Server
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • 50% Zeitersparnis bei Rechnungen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Betriebssystem auf schneller SSD
  • Für den Dauerbetrieb ausgelegte Hardware
  • RAID-1 System mit 2 x 1 TB für variable Daten und Archiv
  • Betriebsfertig installiert
  • Administrationsfrei
  • Festpreis- und Mietmodelle

 

 

 

DIGIDOK.INVOICE Appliance ist die „out-of-the-box“-Lösung zur Rechnungserfassung und Archivierung.
Sie besteht aus einem Server-PC, einem fertig installierten Linux Betriebssystem, der PostgreSQL-Datenbank, der ABBYY FineReader OCR-Runtime- Lizenz und der DIGIDOK Anwendungs-software. Die Appliance ist einfach in das IT-Netzwerk des Anwenders einzubinden und, nach Einstellung der Verzeichnisse für den Dokumentenaustausch, sofort einsatzbereit. Es sind keine weiteren Systemkomponenten oder Lizenzen für Software von Drittherstellern erforderlich.

Das PLUS an praxiserprobter Software

 

DIGIDOK.INVOICE findet in Rechnungen und Gutschriften ohne
Anlernprozess automatisch die zur Verbuchung erforderlichen
Daten. Es prüft diese auf Plausibilität (z.B. Belegdatum
passt nicht zum Buchungsmonat, Doppelerfassungen), rechnerisch (z.B. falsche Mehrwertsteuerberechnung) und formal gemäß UStG (z.B. fehlende Rechnungsnummer).
Es können optional Positionsdaten automatisch erfasst und verprobt werden. Fehler werden vom System angezeigt und können umgehend manuell korrigiert werden. Zeitverluste durch Suchen aufgrund von Tippfehlern gehören zukünftig der Vergangenheit an, denn erst wenn es für eine Rechnung keine Beanstandungen mehr gibt, generiert das System einen Buchungssatz zum Import in das Finanzbuchhaltungssystem. Die Belege und Metadaten werden mit smart.COMPLIANCE gesetzeskonform archiviert.
Die Funktionen auf einen Blick
  • Importiert PDF-Rechnungen aus dem Dateianhang eingehender E-Mails
  • Liest gescannte Papierdokumente als TIFF-, PDF-, PNG- oder JPG-Dateien ein
  • Barcodegesteuerte Dokumentseitenheftung und Anlagenerkennung
  • Automatische Extraktion buchungs- bzw. archivierungsrelevanter Felder
  • Einfache Definition zu extrahierender Individual- und Positionszeilenfelder
  • Automatische Kreditorenerkennung
  • Abgleich ausgelesener Daten mit SQL-Datenbanken (z.B. Stammdaten)
  • Systemseitige formale, rechnerische, Plausibilitäts- und UStG-Konformitäts-Prüfungen
  • Buchungsaufteilung bei der Nachbearbeitung oder wie gewohnt im FiBu-System
  • Erzeugt Buchungssätze mit Belegverknüpfung zum Import in das FiBu-System
  • Generierung und Export von z.B. PDF, XML- oder EDI-Dateien
  • Revisionssichere Archivierung mit smart.COMPLIANCE
  • Zeitstempel, Prüfsummen, Verschlüsselung, Versionierung
  • Rollenbasiertes Zugangsberechtigungssystem für Benutzer und Gruppen
  • Protokollfunktionen
Revisionsicher archiviert und hochverfügbar

 

Im onlineverfügbaren Dokumentenarchiv sind die Rechnungen
revisionssicher und mit smart.WEB jederzeit abrufbar abgelegt.
Mit smart.VIEW lässt sich jede Rechnung bequem direkt aus der
FiBu-Software heraus anzeigen.
Optionale Soft- und Hardware

Die DIGIDOK.INVOICE Appliance bietet folgende Optionen:

 

Hardware

  • Dokumentenscanner
  • Externes Backupsystem
  • alternative Server-Hardware möglich

 

Software

  • smart.XTRACT-PLUS zur Erkennung und Analyse von Positionsdaten
  • smart.XCAT zur Klassifikation von Dokumenten z.B. für eine automatische Postverteilung
  • smart.FLOW die professionelle Workflow-Lösung z.B. für einen Rechnungsprüfungsworkflow
  • smart.PRINTER zum GDPdU-konformen Archivieren von beliebigen Dokumenten beim Druckvorgang z.B. Ausgangsrechnungen oder Bestellungen

 

Natürlich lässt sich jedes bereits vorhandene Archivoder Workflow-System alternativ anbinden.
 
 
Farbvariationen